IGMG Genel Merkezi'nde yapılan toplantı, Kur'an-ı Kerim tilaveti ile başladı. Yoklamadan sonra söz alan IGMG Hac-Umre ve Seyahat Birim Başkanı Tahir Köksoy başarılı bir hac dönemi geçirdiklerini belirterek, organizede görev alan kafile başkanlarına, birim başkanlarına ve tüm ekibe teşekkür etti. Köksoy, 105 hizmet görevlisi 165 kafile ve grup görevlisi olmak üzere toplam 270 görevli ile bu çalışmaları yürüttüklerini belirterek,  “Şirketimize ulaşan raporları titizlikle inceliyoruz, ayrıca hacılarımıza gönderdiğimiz anketler de bizlere geri dönüyor. Hacılarımızın bir çoğunun organizeden memnun oldukları ve olumlu kanaatlerini belirttiklerini gördük. Bu tablo karşısında şirket olarak bizler de motive oluyoruz” şeklinde konuştu.

IGMG Hac-Umre ve Seyahat Birim Başkanı Tahir Köksoy “Bu hafta itibari ile hac ve umre kayıtlarımız bölgeler aracılığı ile internetten online olarak yapılacaktır. İlk etapta pilot bölgelerde başlayacak olan bu çalışma sayesinde, işlemler hız kazanacak, takip ve doğru bilgi akışı sağlanmış olacaktır. Şirket olarak devamlı yenilik ve teknik altyapıya önem veriyoruz, insanımız kaliteli hizmeti hak ediyor, biz de gereğini yapıyoruz” dedi. 2012 umre programlarına da değinen Köksoy, hedeflerinin binlerce umreciyi kutsal topraklarla buluşturmak olduğunu, bu yönde çalışmaların devam ettiğini söyledi.

Toplantının ana gündemini kafile başkanlarının sözlü olarak yaptıkları değerlendirmeler oluşturdu. Tüm kafile başkanları değerlendirmelerini, görüşlerini ve tekliflerini aktardılar, getirdikleri yazılı raporlarını sundular.

Mekke Sorumlusu Erol Öztürk ve Medine Sorumlu Yardımcısı Mehmet Oğuz da organizenin kısa değerlendirmesini yaparak, tüm ekibe hizmetlerinden dolayı teşekkür etti. Yine organize boyunca fetva hizmetlerini yürüten Fetva Sorumlusu Hulusi Ünye yaptıkları hizmetleri, karşılaştıkları fıkhi problemler ve bu yönde yapılan çalışmaları aktardı. Suudi Arabistan`dan toplantıya katılan Rüştü Banaz da, geçmişte yaşadıkları tecrübeleri ve bazı hatıraları aktararak, katılımcıları tebessüm ettiren bir konuşma yaptı.

Toplantıda söz alan IGMG Genel Başkan Yardımcısı ve 2011 Hac Koordinatörü Hakkı Çiftçi, haccın ciddi bir hizmet olduğunu ve bunun ancak kalifiye ve yetişmiş elemanlarla yapılabileceğinin altını çizdi. Çiftci, “Burada bulunan kadro bilgi ve tecrübe birikimi olarak çok kaliteli bir kadro, bu birikimin yeni nesillere aktarılması ancak sizin sayenizde olacaktır bu sebeple gençleri mutlaka yetiştirmelisiniz” dedi.

Toplantıya katılan IGMG Genel Başkanı Kemal Ergün de toplantıya katılanları selamladıktan sonra “Başarılı bir organizeyi geride bıraktık bundan dolayı hamdediyoruz” dedi. Verilen raporların çok önemli olduğunu vurgulayan Ergün, teşkilat olarak özellikle eğitim çalışmalarına, okul ve yurt çalışmalarına önem verdiklerini söyledi.

Toplantı sonunda başarılı çalışmalarından dolayı iki ayrı kafile başkanına birer dizüstü bilgisayar hediye edilerek, plaket takdim edildi. Toplantı birlikte çekilen hatıra fotoğrafının ardından okunan Kur'an-ı Kerim ile sona erdi.